Cuidados que o síndico deve ter na administração de condomínio

Ao assumir a função de síndico, é importante ter em mente que o cargo demanda grandes responsabilidades. Administrar um condomínio é uma tarefa que exige tempo e dedicação, já que diversas análises e conversas precisam ser realizadas. 

Para cumprir corretamente com o papel de síndico, o profissional deve colocar a segurança e o bem-estar das pessoas em primeiro lugar.

4 dicas para síndicos

Confira a seguir algumas dicas para administrar os condomínios com tranquilidade!

1. Invista em comunicação  

O síndico é o principal agente de comunicação de um condomínio. Ele é o responsável por garantir que as pessoas sejam informadas sobre as novidades gerais, além de intermediar possíveis conflitos entre os condôminos. 

Por isso, um bom síndico deve sempre se certificar que o condomínio conta com um canal eficiente de comunicação. Boletins informativos devem ser anexados nas áreas em comum e e-mails podem ser enviados, sempre que necessário. Também é fundamental organizar reuniões regulares para que as informações sejam compartilhadas. 

2. Seja paciente e mantenha a serenidade

Boa parte da função do síndico é ouvir as pessoas, então esse profissional precisa ser paciente. Quando existe pouco diálogo e acessibilidade, a tendência é que a relação com os condôminos se desgaste. 

Um equívoco frequente dos condomínios é escolher um síndico com boas habilidades técnicas, mas pouca vocação para conversar com as pessoas. O ideal é buscar o equilíbrio, escolhendo um profissional que passe serenidade e também tenha condições de gerir as tarefas mais burocráticas. 

3. Fique de olho no controle dos gastos e se organize

Uma característica fundamental para qualquer síndico é ser organizado. Administrar um condomínio envolve lidar com uma série de documentos que devem ser guardados corretamente, como notas fiscais, orçamentos e atas de assembleias. 

Nesse cenário, o ideal é sempre manter o hábito de arquivar qualquer papel que receber. Assim ficará mais fácil de encontrar algum documento ou comprovante quando for necessário. 

Outra orientação importante é controlar os setores do condomínio por meio de planilhas. O síndico deve saber quanto está sendo investido no edifício e onde está sendo aplicado o valor pago pelos condôminos.

É indicado ainda dividir esse acompanhamento em áreas como segurança, limpeza, manutenção e obras. Dessa forma, o controle fica ainda mais eficiente. 

4. Zele pela manutenção dos elevadores

Alguns equipamentos são extremamente necessários para a segurança e bem-estar das pessoas, como é o caso do elevador. Quando a manutenção desse meio de transporte não é realizada de forma adequada, incidentes podem acontecer. 

É imprescindível, portanto, que o síndico tenha total controle sobre esse tópico. As manutenções preventivas precisam estar em dia. Caso contrário, o síndico estará sendo negligente e, nesse caso, dificilmente a seguradora irá arcar com os prejuízos. 

A dica de ouro é ter um calendário de manutenção para todos os itens do condomínio, incluindo os elevadores. Essa prática garante a segurança de todos e ajuda a planejar as contas.

Lembre-se que o custo com a prevenção sempre é menor do que com as emergências.

Leia mais: Planos de manutenção de elevadores Otis

Quais as obrigações do síndico do condomínio?

Além de tudo o que falamos até agora, mostraremos também quais são o papel e as obrigações do síndico em um condomínio, na prática.

Não apenas alguém disposto a solucionar problemas e demandas, ele também é a pessoa eleita para representar formalmente todos os moradores, e possui, por isso, algumas obrigações básicas. 

Veremos a seguir as principais delas:

Promover e divulgar assembleias entre os condôminos

A realização de assembleias com os condôminos é um fator extremamente importante para a administração de um prédio.

São nesses momentos que o síndico do condomínio apresentará relatórios de gastos do condomínio, poderá propor votações, reformas e mudanças na estrutura do prédio, decidindo o que deve e o que não deve ser feito.

Além disso, também é de responsabilidade do síndico fazer a divulgação correta das assembleias, garantindo que o maior número de moradores possível possa comparecer.

Representar o condomínio em qualquer circunstância

Em casos de uma audiência judicial ou eventos de interesse dos moradores, esse profissional é a pessoa escolhida para representar o condomínio formalmente.

Por isso, entre outras obrigações do síndico, ele deve estar disponível e disposto para comparecer a reuniões, assembleias e audiência que sejam do interesse de todos.

Garantir o cumprimento de direitos e deveres

Uma tarefa complexa, mas importante, do síndico do condomínio é trabalhar para que todos os moradores cumpram com suas obrigações no dia a dia. Isso inclui o pagamento de taxas e condomínio, o respeito à Lei do Silêncio e o bom uso das áreas coletivas do prédio, mantendo-as sempre limpas e organizadas. 

Portanto, é papel deste profissional fazer com que os moradores cumpram essas obrigações e, caso alguma delas não sejam realizadas, conversar com o condômino em questão para resolver o problema.

Preservar e proteger as áreas comuns do prédio

As áreas comuns de um condomínio são um local do acesso de todos, mas também requer alguns cuidados e deveres. Uma das obrigações do síndico é fazer com que essas regras sejam cumpridas nos locais compartilhados. 

Assim, ambientes como piscinas, elevadores, salões de festas e garagens devem ser protegidos pelo síndico do condomínio, que deverá conversar com o morador e se preciso multá-lo no caso de qualquer problema ou desobediência das regras do prédio.

Administrar as despesas e os gastos do condomínio

Por fim, uma parte bem conhecida do trabalho de um síndico diz respeito ao planejamento financeiro do prédio. Neste âmbito, inclui-se o controle do valor do condomínio, o pagamento de funcionários, o valor investido em reformas e melhorias, entre outros.

Além disso, esse profissional deve ter a capacidade de criar um planejamento estratégico correspondente àquele condomínio, que seja aprovado por todos os moradores e monitorado constantemente.

Então, agora que você já sabe mais sobre o papel do síndico no condomínio — além de algumas dicas para melhorar a administração do seu prédio —, basta seguir as recomendações e garantir o sucesso da sua administração. 

FAQ: perguntas frequentes sobre as responsabilidades do síndico 

Como vimos, a gestão de um condomínio envolve uma série de deveres e responsabilidades que visam garantir o bem-estar, a segurança e a valorização do patrimônio de todos.

Para esclarecer as principais dúvidas sobre suas obrigações, especialmente no que diz respeito à manutenção de elevadores, acompanhe:

Quais são as principais atribuições do síndico segundo a legislação brasileira?

O Código Civil Brasileiro (Art. 1.348) estabelece as competências fundamentais do síndico, que incluem:

• Representação legal: Atuar em nome do condomínio, em juízo ou fora dele, na defesa dos interesses comuns.
• Gestão administrativa e financeira: Elaborar o orçamento anual, cobrar as taxas condominiais, pagar as despesas, prestar contas à assembleia e administrar os recursos do condomínio.
• Manutenção e conservação: Zelar pela manutenção e conservação das áreas comuns, garantindo o bom funcionamento de equipamentos e a segurança da edificação.
• Convocação de assembleias: Convocar as assembleias ordinárias e extraordinárias de condôminos.
• Cumprimento das regras: Fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as deliberações das assembleias, aplicando advertências e multas quando necessário.
• Seguro: Realizar o seguro da edificação contra incêndio ou outro sinistro que cause destruição total ou parcial.

O síndico pode ser responsabilizado civil e criminalmente?

Sim. O síndico tem a responsabilidade de zelar pela segurança e bem-estar dos moradores. Caso sua gestão seja caracterizada por negligência, imprudência ou omissão, ele pode ser responsabilizado nas esferas cível e criminal por danos causados a condôminos ou a terceiros. 

A falta de manutenção adequada de equipamentos, como elevadores e sistemas de prevenção de incêndio, é um exemplo claro de situação que pode acarretar em sua responsabilização.

O síndico precisa estar disponível 24 horas por dia?

Embora não seja exigido que o síndico esteja fisicamente presente no condomínio 24/7, ele deve garantir canais de comunicação eficientes para emergências e questões importantes. 

É fundamental que ele tenha um plano de ação para ocorrências fora do horário comercial, envolvendo a equipe de funcionários (zelador, porteiros) e contatos de prestadores de serviços essenciais.

Como o síndico deve lidar com a inadimplência?

É dever do síndico cobrar os condôminos inadimplentes para não prejudicar a saúde financeira do condomínio. As ações devem seguir o que determina a convenção e a legislação, iniciando com notificações amigáveis e podendo chegar à cobrança judicial, sempre com transparência e isonomia no tratamento a todos os devedores.

Qual é a principal responsabilidade do síndico em relação aos elevadores?

A principal responsabilidade é garantir a manutenção preventiva e corretiva dos elevadores, assegurando que eles operem de forma segura e eficiente. Isso envolve a contratação de uma empresa especializada e idônea para a prestação do serviço.

Como escolher a empresa de manutenção de elevadores?

O síndico deve realizar uma pesquisa criteriosa, verificando se a empresa:

• Possui registro no Conselho Regional de Engenharia e Agronomia (CREA).
• Conta com um engenheiro responsável devidamente registrado.
• Oferece cobertura de seguro de responsabilidade civil.
• Tem boas referências de outros condomínios.
• Disponibiliza atendimento de emergência 24 horas.
• O critério de escolha não deve ser apenas o preço, mas a qualidade e a confiabilidade do serviço.

Leia mais: 3 dicas para escolher a empresa de manutenção de elevadores

O que fazer em caso de passageiros presos no elevador?

O síndico deve ter um procedimento claro para essa situação. A orientação primordial é manter a calma e acionar imediatamente a empresa de manutenção. 

Nem o síndico, nem o zelador ou qualquer outro funcionário do condomínio deve tentar realizar o resgate, pois isso pode agravar a situação e causar acidentes graves. É importante tranquilizar a pessoa presa, informando que o socorro técnico já foi acionado.

Dica: Passageiros presos no elevador: o que fazer?

Como os moradores podem contribuir para a segurança dos elevadores?

O síndico deve promover a conscientização dos moradores sobre o uso correto do elevador, por meio de comunicados e avisos. As principais orientações incluem:

• Respeitar o limite de peso e de passageiros.
• Não segurar a porta aberta desnecessariamente.
• Crianças não devem utilizar o elevador desacompanhadas.
• Em caso de qualquer barulho ou funcionamento estranho, comunicar imediatamente ao zelador ou ao síndico.

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